Інспектор праці оцінює не наміри роботодавця, а папери: накази, договори, табелі, графіки відпусток. На криворізьких підприємствах з великим штатом, позмінною роботою й важкими умовами праці таких документів дуже багато, і помилка, повторена в багатьох особових справах, перестає бути дрібницею.
Саме тому кадровий аудит корисно проводити до перевірки, а не після неї. Це та сама ревізія документів, тільки на ваших умовах, з часом на виправлення й без приписів.
Що потрапляє в перевірку
Аудит починають з прийняття на роботу. Перевіряють, чи є трудові договори з повними умовами щодо оплати й випробування, накази, вчасно подані повідомлення про прийняття, особові справи й особові картки з актуальними даними. Далі дивляться на локальні документи: правила внутрішнього трудового розпорядку, колективний договір, посадові інструкції, положення про оплату праці й преміювання.
Окремий блок — робочий час і відпустки. Табелі мають відповідати графікам змін, а роботу у вихідні та надурочну роботу оформлюють наказами й компенсують за законом. Перевіряють затверджений графік відпусток, накази про відпустки та облік залишків днів. Наостанок беруть штатний розпис і дивляться, чи відповідають назви посад Класифікатору професій і чи не різняться оклади на однакових посадах.
Типові прогалини і як їх закрити
Найчастіше трапляються відпустки без наказу, відсутній облік невикористаних днів, табелі, що не збігаються з фактичним графіком, і люди, які роками працюють за цивільно-правовими договорами, хоча виконують звичайні посадові обов’язки. Останнє обходиться найдорожче, бо штраф за допуск до роботи без оформлення нараховують щодо кожного такого працівника.
Відсутні локальні документи розробляють і затверджують, графік відпусток складають на наступний рік, працівників знайомлять з документами під підпис. Людей, які фактично виконують трудову функцію, переоформлюють за трудовими договорами. А от дописувати папери заднім числом не варто. Якщо системних проблем багато, корисно повернутися до основ, адже правильний кадровий облік починається з визначення завдань кадрової служби й того, хто їх виконує, штатні працівники чи зовнішня команда.
Як часто перевіряти
Великому роботодавцю розумно проводити кадровий аудит щороку, а також після зміни кадровика, масового набору, реорганізації чи суттєвих змін у трудовому законодавстві. За результатами складають звіт із переліком ризиків і рекомендаціями. Такий звіт готують, наприклад, фахівці UHY Prostir.
Для початку вистачить вибірки: кілька особових справ, табелі за один місяць і графік відпусток. Якщо помилки знайшлися вже там, повна перевірка себе виправдає.
