Организация конференции, симпозиума, презентации или любого корпоративного мероприятия требует от организаторов ответственности и колоссальных затрат времени и сил. Кроме подготовки презентационных материалов и информации, стоит уделить внимание организационным моментам и проработать все до мелочей. Конференц-сервис в гостиничном комплексе Козацький стан поставлен на высокий уровень. Мы предлагаем комплексный подход к вопросу решения данной задачи. Наш персонал знает свою работу и четко выполняет указания и пожелания заказчиков с учетом основных правил предоставления конференц-услуг.

Что нужно для успешного проведения конференции?

План мероприятия и составление бюджета

Вы должны четко понимать, сколько времени будет длиться конференция/мастер-класс/презентация. Это влияет на стоимость аренды конференц-зала и на расписание мероприятия. Цена аренды залов в Казацком стане также зависит от количества времени, на протяжении которого он будет занят. Как показывает практика, необходимо учитывать время на подготовку, прибытие гостей, их регистрацию и распределение по местам, кофе-брейки, время на незапланированные вопросы и живое общение. Для Вас мы разработали выгодные тарифы, благодаря которым дешевле снимать зал на больший отрезок времени.

Удобное место проведения конференции

Место проведения корпоративного мероприятия непосредственно влияет на настрой участников на рабочий процесс, их расположенность к диалогу или продуктивному обучению. Комплекс Козацький стан находится на выезде из Киева в Бориспольском направлении. Добраться к нам легко и из города, и из международного аэропорта.

Кроме того, наш конференц-центр расположен в живописной, тихой местности на охраняемой территории, где все гости будут чувствовать себя непринужденно и безопасно.

Всем участникам мероприятия должно быть комфортно. Поэтому мы побеспокоились об удобстве всех мест в зале, обеспечении Ваших гостей водой и о комфортном микроклимате в помещениях.

Рекомендуем при выборе конференц-холла четко располагать информацией о количестве ожидаемых гостей (с учетом технического персонала, переводчиков и т.д.). Руководствуясь этими данными, выбирайте зал необходимой вместимости.

Казацкий стан предлагает в ваше распоряжение 5 конференц-залов разной площади и вместимости:

  • зал “Европейский” - 242 кв.м., максимальное количество гостей - 220 чел. Помещение прекрасно освещено, велинтируемо, имеет современный интерьер. Для большого мероприятия, съезда - идеальный вариант;;
  • зал “Национальный” - 95 кв.м., рассчитан на 50 чел. Дизайн интерьера классический, выполнен в пастельных, приятных тонах. Данный зал прекрасно подходит для международных конференций, симпозиумов, приема делегаций и фуршетов;
  • зал “Столичный” - 50 кв.м., до 40 чел. Данный зал прекрасно подойдет для мастер-классов, небольших встреч, презентаций,
  • 2 комнаты для переговоров с вместимостью до 30 человек каждая. Помещения сдержанно оформлены, звукоизолированы, хорошо освещены, проветриваемые. Тут будет удобно работать небольшой группе гостей.

Организация логистики. Трансфер

Позаботьтесь о том, чтобы Ваши гости прибыли вовремя - организуйте их трансфер с условленного места. Если Вам нужно встретить гостей в аэропорту, мы с радостью Вам поможем. Наши водители с легкостью встретят участников мероприятия в аэропорту Борисполь и с комфортом довезут их к конференц-центру в Казацком стане.

Проживание участников мероприятия

Если Вы ожидаете иногородних гостей или прибытие участников из других стран, заранее организуйте их расселение. В нашем отеле 58 комфортабельных номеров разного уровня и ценовых категорий. Гостям будет удобно в хорошо меблированных, уютных апартаментах.

На территории комплекса работает тренажерный зал, СПА салон. Гости смогут отдохнуть перед и после тяжелого рабочего дня.

Пользуясь услугами нашего отеля, Вы значительно сэкономите на транспортных расходах, которые пришлось бы включить в бюджет на логистику в случае необходимости дополнительно отвозить участников к месту проживания.

Техническое обеспечение

Для проведения конференции требуется определенное количество оборудования. Мы уже решили данный вопрос за Вас. Вам не придется искать прокат и доставку техники с привлечением сторонних организаций. Все наши конференц-залы полностью укомплектованы мультимедийным, компьютерным оборудованием: плазмы, проекторы, флипчарты, ноутбуки и т.д.. Также Вам предоставляется свободный доступ к высокоскоростному интернету. Прокат оборудования оплачивается отдельно. В стоимость аренды входят услуги обслуживающего персонала, которые позаботятся о корректном и безотказном функционировании техники.

Питание и досуг

Даже если Ваше мероприятие будет длиться несколько часов, запланировать кофе-брейк или легкий фуршет после окончания работы будет признаком хорошего тона. Для того, чтобы Вы не тратили время и лишние средства на услуги кейтеринговых компаний, персонал нашего ресторана с радостью организует кофе-брейк, комплексный обед, фуршет или бизнес-ланч. Меню ресторана рассчитано на разные вкусы наших дорогих гостей, включая детское и диетическое питание.

Если же Ваша встреча носит торжественный характер, уместным будет проведение банкета. В нашем ресторане организуют изысканный фуршет или банкет для разного количества людей. Высокая кухня, современный дизайн интерьера и великолепный сервис станут огромным плюсом в программе проводимого мероприятия.

Если предполагается присутствие детской аудитории, на территории комплекса находится терраса и игровая площадка, где юные гости могут весело и активно провести время.

Для организации командных тренингов и активного отдыха Вы также можете использовать территорию нашего комплекса. Общение в неформальной обстановке на свежем воздухе располагает к сближению и принятию положительных решений.

Все вышеперечисленные пункты, касающиеся организации конференций, мы готовы выполнить на высшем уровне. Вы можете быть уверены, что мы профессионально выполним работу и обеспечим Вас всем необходимым. Наш персонал прекрасно владеет несколькими языками, поэтому у нас будет комфортно гостям с разных стран.

Правильная организация конференции - залог успешных корпоративных и деловых отношений!