Для проведения масштабных переговоров, пресс-конференций, презентаций, семинаров, тренингов и других деловых мероприятий требуются просторные специально оборудованные помещения. Таковым является конференц зал в Кривом Роге, любезно предоставляемые во временное пользование их непосредственными владельцами бизнес центром newton.center.

                Аренда конференц-зала на сегодня задача выполнимая, но имеет ряд нюансов. В зависимости от формата, темы, цели и масштабности мероприятия вам нужно определиться с:

  • месторасположением – дорого в центре города, например, для представительного международного конгресса или бюджетный вариант в пригороде для корпоративного тренинга;
  • площадью зала, исходя из общеизвестной нормы 4,5 куб м на человека;
  • типом размещения участников – многорядный зрительный зал, большой круглый стол или группы за отдельно стоящими столами;
  • техническим оборудованием – от того будет ли вестись видеозапись, прямой эфир или видеоконференция, вам может потребоваться плазменный экран, обычный экран и мультимедийный проектор, флип-чарт, звукоусиливающая система, видеотерминал, а, возможно, и электронная система голосования.

                Чтобы не упустить какую-то важную деталь, работу по подбору конференц-зала лучше выполнять в такой последовательности:

                1. Выберите несколько подходящих вариантов. Удобно пользоваться специализированными сайтами, на которых размещены предложения бизнес-центров, тренинговых компаний, отелей и загородных комплексов. При первичном отборе акцентируйте внимание на местонахождении конференц-зала, общей площади, количестве посадочных мест, технической оснащенности. Не мешает поинтересоваться предоставлением сопутствующих услуг, таких как: бронирование номеров в отелях, трансфер, изготовление полиграфической и прочей рекламно-сувенирной продукции, организация бизнес-ланчей и кофе-пауз.

                2. Просмотрите все варианты лично. Очень часто помещение на фото отличается от вида вживую, поэтому «смотрины» обязательны. Причем, и при дневном, и при искусственном освещении, если аренда захватывает вечернее или ночное время. Еще проверьте оборудование, попробуйте еду.

                3. Оформите договор аренды. Чтобы не получилось, что перед самым началом вашего мероприятия кто-то неожиданно занял ваш зал, лучше внести предоплату и получить письменные гарантии аренды конференц-зала на вас на запланированное время.

                4. Позаботьтесь о проживании и транспорте. Для иногородних гостей потребуется место для проживания. В таком случае удобно арендовать зал в гостинице. Тогда при заказе комплекса услуг: аренда конференц-зала, проживание, питание, трансфер – можно рассчитывать на скидки. Если участники вашего мероприятия живут и работают в одном городе, выбирайте зал с учетом удобного проезда и возможных пробок.

                Следуя рекомендациям, вы быстро найдете оптимальный вариант.